La gestion des congés payés : obligations légales et bonnes pratiques

La gestion des congés payés peut s’avérer délicate lorsque vous êtes employeur. Nombre de jours, calendrier, vœux des salariés… De nombreux facteurs entrent en compte pour les planifier au sein de votre entreprise. On vous propose un pêle-mêle de certains points à ne pas éluder pour gérer au mieux la question des congés payés.

Les obligations légales relatives aux congés payés 

Avant toute chose, il faut garder en tête que les congés payés sont régis par un cadre législatif strict : il est défini par les articles L3141-1 à L3141-33 du Code du Travail. La loi dispose que « tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur ». Dans le détail, le salarié a droit à deux jours et demi-ouvrables de congés payés pour chaque mois de travail effectif, et ce, chez un même employeur. En revanche, l’employé ne peut pas exiger une durée totale de congés payés excédant trente jours ouvrables, précise la loi. 

Par ailleurs, un accord d’entreprise, une convention ou un accord de branche peut fixer le début de la période de référence pour l’acquisition de congés et majorer la durée dudit congé, en fonction de l’âge, de l’ancienneté ou du handicap des salariés.

La période d’acquisition définie pour le calcul des congés payés est fixée du 1e Juin de l’année précédente au 31 Mai de l’année en cours.
La période de prise des congés payés s’étend du 1e Mai au 31 Octobre.
Des dates différentes sont parfois déterminées par dispositions conventionnelles, conventions collectives ou accord collectif d’entreprise.

Il est possible pour les salariés de poser de manière fractionnée leurs congés : c’est le cas lorsque le congé principal de quatre semaines consécutives n’est pas posé en totalité pendant la période légale (soit du 1e Mai de l’année au 31 Octobre de l’année suivante). Des jours supplémentaires dit « de fractionnement » sont alors attribués (entre un et deux jours).

D’autres jours supplémentaires peuvent être attribués :

• Les salariés de plus de 21 ans peuvent bénéficier de deux jours de congé supplémentaires par enfant à charge (vivant au sein du foyer et âgé de moins de 15 ans, ou en situation de handicap) ; dans la limité de trente jours ouvrables.
• Les salariés de moins de 21 ans disposent sur demande auprès de l’employer de 30 jours ouvrables.
• Les conventions collectives, accords d’entreprises, les contrats de travail ou les usages peuvent prévoir des dispositions plus favorables que la loi. 

Congés payés et arrêt de travail

Depuis le 13 septembre 2023 et plusieurs arrêts rendus par la Cour de cassation, les salariés acquièrent des droits de congés payés pendant un arrêt de travail pour maladie ou accident professionnel. La plus haute juridiction de l’ordre judiciaire français a tenu à se mettre en conformité avec le droit européen. Désormais, les arrêts maladies sont donc considérés, au même titre qu’un congé maternité ou qu’une période de congés payés, comme une période de travail effectif durant laquelle le salarié acquiert des droits de congés payés. 

Loi de finance et RTT

La loi de finances 2022 autorise désormais les entreprises à indemniser les salariés qui souhaitent renoncer à des jours de RTT. Cette dérogation s’applique à toutes les entreprises, peu importe leur effectif, pendant trois ans. Cette mesure s’applique rétroactivement au 1er Janvier 2022 et s’achèvera au 31 Décembre 2025.

Les RTT concernés sont payés au même titre que la première heure supplémentaire selon les pratiques de l’entreprise (pour rappel, la majoration légale minimum s’élève à 10%). Ils bénéficient du régime social et fiscal de faveur des heures supplémentaires : exonération des cotisations sociales (hors CSG CRDS), et de l’impôt sur les revenus dans la limite de 7 500 €.

Les bonnes pratiques pour une bonne gestion des congés payés

En matière de congés payés, il y a la théorie et il y a la pratique. Concrètement, c’est à vous, employeur, que revient d’informer vos salariés de la période de prise de congés. La bonne gestion des congés de votre personnel s’observe, notamment, par l’ordre des départs de vos employés. C’est votre prérogative, quand bien même vos salariés peuvent émettre des souhaits. Toutefois, cette décision peut être encadrée par la convention collective de l’entreprise, un accord, ou encore une décision de votre part après avis du Comité social et économique de votre société.

Pour une gestion intelligente des départs en congés, vous ne devez pas oublier de prendre en compte un certain nombre de facteurs. Ainsi, il est préférable de ne pas faire l’impasse sur la situation familiale du salarié. Ce dernier peut vouloir prendre des vacances en même temps que ses enfants et son conjoint ou sa conjointe, ou profiter de son droit de garde en cas de divorce. Par ailleurs, vous pourriez aussi décider de privilégier l’ancienneté au sein de votre entreprise comme critère de priorité. Gardez en tête que des employés pacsés ou mariés au sein de la même entreprise ont droit à un congé simultané. 

Enfin, il vous revient de tenir informés vos salariés de leur nombre de jours de congés restants. Vous devez rester vigilant à ce que vos employés prennent bien l’intégralité de leurs jours disponibles. 

Comment le cabinet Pagny Associés en Seine-et-Marne (77) peut-il vous aider ?

La question des congés payés peut vous prendre de court. C’est pourquoi nos 120 collaborateurs répartis dans nos 10 cabinets à Chessy, Meaux, Lagny-sur-Marne, Serris, Chelles, Brou-sur-Chantereine, Champs-sur-Marne, Pontault-Combault, Gretz-Armainvilliers et Coulommiers vous accompagneront dans l’élaboration de votre politique en la matière, pour que vous puissiez vous concentrer sur le cœur de votre activité.