L’inventaire

Définition

L’inventaire est le décompte manuel des quantités de marchandises stockées.

Le but principal de ce décompte est de faire une comparaison entre le stock théorique (celui fourni par le logiciel) et le stock physique, afin de desceller les différences de quantités, les erreurs d’adressage, les stocks dormants, etc.

L’inventaire est, pour l’entreprise, une obligation légale. Celui-ci doit être effectué à la fin de l’exercice comptable.

Il consiste à :

• à recenser les actifs physiques (immobilisations, stocks) de l’entreprise : on parle alors d’inventaire physique,
• à vérifier l’exactitude des montants inscrits en créances, dettes et trésorerie

Les types d’inventaires.

L’inventaire permanent : décompte des quantités disponibles en stock immédiatement après chaque entrée marchandise et chaque sortie marchandise.

C’est une méthode d’inventaire adaptée particulièrement pour les stocks dont les quantités par référence sont petites et les unités stockées faciles à dénombrer.

Les logiciels qui offrent la possibilité d’effectuer de telles écritures donnent lieu à deux opérations de saisie à chaque occasion :

• lors d’une entrée marchandise : saisie des quantités entrées et saisie du stock final
• lors d’une sortie marchandise : saisie des quantités sorties et saisie du stock restant

Des listes regroupant les écarts (écarts positifs et écarts négatifs) sont automatiquement générées. Après vérification, les stocks sont régularisés.

L’inventaire permanent présente l’avantage d’assurer en permanence des écritures justes. Chaque écart constaté est immédiatement corrigé.

Son point faible réside cependant sur sa lourdeur. En effet, lorsque le nombre de référence est élevé, où simplement l’activité du magasin haute, la quantité de travail de saisie que cela représente est énorme.

L’inventaire annuel : comptage de toutes les quantités en stock et dans tous les magasins à la fin de chaque exercice comptable.

Il est réclamé par les contrôleurs financiers lors du calcul des soldes de gestion. Compter les quantités de toutes les références enregistrées est un travail fastidieux, qui nécessite une bonne organisation des équipes, une bonne préparation du personnel de comptage et une célérité dans l’analyse des écarts.
L’inventaire annuel exige parfois l’arrêt des opérations durant toute la période de comptage. C’est une situation coûteuse pour l’entreprise.

L’inventaire tournant : comptage périodique et planifié des stocks sur l’année.

Dans la pratique, il se révèle comme une meilleure alternative aux inventaires permanent et annuel. Avec un inventaire tournant, des listes d’articles classés sont fournies à des périodes bien définies et le décompte des quantités disponibles pour chacune des listes se fait plusieurs fois durant l’année.

Les inventaires tournant permettent particulièrement de :

• alléger, voire supprimer la pratique d’un inventaire annuel (trop lourd, pénible et très coûteux lorsque l’arrêt des opérations s’avère indispensable durant cette période),
• éviter la rupture des stocks critiques : articles dont le manque engendre des conséquences graves sur les opérations (arrêt de la production, goulets d’étranglement, pertes des ventes, annulation de commandes…),
• éviter de conserver trop longtemps les erreurs d’écritures.

Le rôle de l’inventaire.

L’inventaire et la clôture des comptes sont justifiés par :

• la nécessité de calculer et de communiquer un résultat pour la période étudiée,
• de déterminer la valeur des capitaux propres de l’entreprise à la fin de l’exercice.

La clôture des comptes permet de présenter des comptes annuels qui doivent donner une image fidèle des opérations de l’entreprise.