La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Définition

La déclaration préalable à l’embauche est une formalité obligatoire dont tout employeur doit s’acquitter. L’entreprise doit déclarer l’ensemble des embauches de salariés auprès de l’Urssaf, quelles que soient la nature ou la durée du contrat,

Toutefois, l’employeur n’a pas de DPAE à effectuer pour :

• le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié ;
• les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au Titre firmes étrangères (TFE), et au chèque emploi associatif (CEA) car cette déclaration est directement intégrée à ces dispositifs.

Les objectifs de la DPAE

La DPAE permet d’accomplir les déclarations et demandes suivantes pour tous les employeurs et leurs salariés respectifs :

• l’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale,
• l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance-maladie,
• l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance-chômage,
• la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
• la demande d’examen médical d’embauche.

Le contenu de la DPAE

La déclaration préalable à l’embauche doit contenir les informations suivantes :

• la dénomination sociale (ou les noms et prénoms de l’employeur), le code APE, l’adresse du déclarant, le numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de Sécurité Sociale,
• les noms, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la Sécurité Sociale,
• la date et l’heure d’embauche ou de la prise de fonction,
• la nature, la durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai éventuelle.

La procédure de la Déclaration Préalable à l’Embauche

Le CERFA de la déclaration doit obligatoirement être adressé à l’Urssaf au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche. Et ce quel que soit le type de contrat de travail ; contrat à durée déterminée, contrat à durée indéterminée, intérimaire. De plus, la déclaration d’embauche doit être déposée dans la juridiction territoriale où siège l’entreprise devant employer le salarié. Le dépôt doit être effectué de préférence par voie électronique. Mais elle ne peut également faire l’objet d’un formulaire cerfa papier si la dématérialisation n’est pas possible.

L’Urssaf adresse à l’employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration.

Les obligations de l’employeur.

Les obligations vis-à-vis du salarié : lors de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception reçu de l’organisme de recouvrement et mentionnant les informations contenues dans la déclaration.

Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Les obligations vis-à-vis de l’administration : l’employeur doit présenter à toute réquisition des agents de contrôle :

• soit l’accusé de réception de la déclaration que lui adresse l’Urssaf et qui doit être conservée jusqu’à l’établissement de la DADS,
• soit, tant qu’il ne l’a pas reçue, les éléments permettant de vérifier qu’il a bien procédé à la déclaration (avis de bonne réception de la télécopie, ou double de la lettre d’envoi et récépissé postal).

Les sanctions

Le défaut de DPAE peut donner lieu à une amende prévue pour les contraventions de 5e classe.

L’employeur est également susceptible d’être sanctionné au titre du travail dissimulé en cas d’omission volontaire de la DPAE.

En outre, le défaut de production de la DPAE (non présentation aux agents de contrôle et/ou non remise au salarié en cas d’absence de contrat de travail) est puni de la peine d’amende prévue pour les contraventions de 4e classe.